Privacyverklaring Incubit B.V.

Laatst bijgewerkt: 10 april 2025

Bij Incubit B.V. ("Incubit", "wij", "ons", of "onze"), gevestigd in Utrecht, Nederland, hechten wij groot belang aan uw privacy en de bescherming van uw persoonsgegevens. Deze Privacyverklaring legt uit hoe wij uw gegevens verzamelen, gebruiken, delen en beschermen in het kader van onze dienstverlening. Wij bieden IT-oplossingen aan startups en midden- en kleinbedrijven (mkb) in Nederland, waaronder MVP-ontwikkeling, hosting, AI-oplossingen, website-ontwikkeling, IT-infrastructuur en beveiligingsdiensten. Door gebruik te maken van onze diensten of onze website (https://incubit.nl) gaat u akkoord met de praktijken beschreven in deze verklaring. Lees deze zorgvuldig door.

1. Contactgegevens

Incubit B.V.Adres: Europaplein 779, Utrecht, NederlandE-mail: [email protected]

Voor vragen over deze Privacyverklaring of de verwerking van uw gegevens kunt u contact met ons opnemen via bovenstaand e-mailadres.

2. Welke gegevens verzamelen wij?

Afhankelijk van de aard van onze relatie met u, kunnen wij de volgende categorieën persoonsgegevens verzamelen:

2.1 Gegevens die u aan ons verstrekt

Identiteits- en contactgegevens: Naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam, en functie bij aanmelding voor onze diensten, contactaanvragen, of offerteverzoeken.
Financiële gegevens: Bankrekeningnummer en facturatiegegevens voor betalingen.
Projectgerelateerde gegevens: Informatie die u verstrekt in verband met onze diensten, zoals specificaties voor MVP-ontwikkeling, website-inhoud, of IT-behoeften.

2.2 Gegevens die wij automatisch verzamelen

Technische gegevens: IP-adres, browsertype, apparaatgegevens, en gebruiksgegevens bij bezoek aan onze website via cookies en vergelijkbare technologieën (zie sectie 8).
Gebruiksgegevens: Informatie over hoe u onze diensten gebruikt, zoals logingegevens voor hostingdiensten of interacties met AI-tools.

2.3 Gegevens van derden

Klantinformatie: Gegevens die u ons verstrekt namens uw klanten (bijv. voor website-ontwikkeling of hosting), zoals content of gebruikersdata, waarvoor u verantwoordelijk bent als verwerkingsverantwoordelijke.

3. Doeleinden en rechtsgronden voor verwerking

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden, gebaseerd op de genoemde rechtsgronden uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG):

DoeleindeRechtsgrond

Het leveren van onze diensten (bijv. MVP-ontwikkeling, hosting, AI-oplossingen)

Uitvoering van de overeenkomst

Het beheren van klantrelaties en communicatie (bijv. offertes, support)

Uitvoering van de overeenkomst

Het factureren en verwerken van betalingen

Uitvoering van de overeenkomst

Het verbeteren van onze website en diensten via analyses

Gerechtvaardigd belang (bedrijfsvoering)

Het beveiligen van onze systemen en diensten

Gerechtvaardigd belang (veiligheid)

Het voldoen aan wettelijke verplichtingen (bijv. belastingwetgeving)

Wettelijke verplichting

Het verzenden van marketingberichten (indien u hiervoor toestemming hebt gegeven)

Toestemming

4. Met wie delen wij uw gegevens?

Wij delen uw persoonsgegevens alleen wanneer dit noodzakelijk is en in overeenstemming met de AVG:

4.1 Derde dienstverleners: Wij kunnen uw gegevens delen met betrouwbare partners die ons ondersteunen bij het leveren van onze diensten, zoals:

Hostingproviders voor website- en e-mailhosting.
IT-leveranciers voor cloudopslag en AI-oplossingen.
Betaaldienstverleners voor facturatie. Deze partijen treden op als verwerkers en handelen uitsluitend in opdracht van Incubit onder een verwerkersovereenkomst.

4.2 Wettelijke verplichtingen: Wij kunnen uw gegevens delen met autoriteiten indien dit wettelijk vereist is, zoals de Belastingdienst of bij gerechtelijke bevelen.

4.3 Bedrijfsoverdrachten: Bij een fusie, overname, of verkoop van activa kunnen uw gegevens worden overgedragen aan een opvolgende entiteit, met inachtneming van uw privacyrechten.

Wij delen uw gegevens niet met derden voor hun eigen marketingdoeleinden zonder uw uitdrukkelijke toestemming.

5. Internationale doorgifte

Indien wij gebruikmaken van dienstverleners buiten de Europese Economische Ruimte (EER), zorgen wij voor passende waarborgen, zoals standaardcontractbepalingen (SCC’s) goedgekeurd door de Europese Commissie, om uw gegevens te beschermen. Bijvoorbeeld, sommige cloud- of AI-tools kunnen servers buiten de EER gebruiken; wij garanderen dat deze voldoen aan de AVG.

6. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld:

Klantgegevens: Gedurende de looptijd van onze overeenkomst en tot 7 jaar daarna, conform de Nederlandse fiscale bewaarplicht.
Websitegebruik: Tot 24 maanden na verzameling, tenzij anders vereist voor analyse of beveiliging.
Marketing: Tot u zich afmeldt, indien gebaseerd op toestemming.

Na afloop van de bewaartermijn worden uw gegevens veilig verwijderd of geanonimiseerd.

7. Uw rechten

Onder de AVG heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

Recht op inzage: U kunt een kopie opvragen van de gegevens die wij over u verwerken.
Recht op rectificatie: U kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.
Recht op verwijdering: U kunt verzoeken om verwijdering van uw gegevens, indien de verwerking niet langer noodzakelijk is.
Recht op beperking: U kunt de verwerking tijdelijk laten opschorten onder bepaalde omstandigheden.
Recht op dataportabiliteit: U kunt uw gegevens in een gestructureerd formaat opvragen om over te dragen.
Recht van bezwaar: U kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang, zoals marketing.
Recht om toestemming in te trekken: Indien u toestemming hebt gegeven, kunt u deze te allen tijde intrekken.

Om uw rechten uit te oefenen, neem contact met ons op via [[email protected]]. Wij reageren binnen één maand, tenzij complexiteit een verlenging rechtvaardigt (maximaal drie maanden). Bij klachten kunt u zich wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).

8. Cookies en trackingtechnologieën

Onze website maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën om uw ervaring te verbeteren, gebruik te analyseren, en beveiliging te waarborgen:

Noodzakelijke cookies: Voor de werking van de website (bijv. sessiebeheer).
Analytische cookies: Voor het meten van bezoekersgedrag (bijv. via Google Analytics, geanonimiseerd).
Functionele cookies: Voor het onthouden van voorkeuren.

U kunt cookies beheren via uw browserinstellingen. Bij uw eerste bezoek aan onze website vragen wij uw toestemming voor niet-noodzakelijke cookies via een cookiebanner. Zie onze [Cookieverklaring, placeholder: link] voor meer details.

9. Beveiliging van uw gegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen verlies, diefstal, of ongeoorloonde toegang, zoals:

Encryptie van dataoverdrachten (SSL/TLS).
Beperkte toegang tot gegevens binnen ons team.
Regelmatige beveiligingsupdates van onze systemen.
Monitoring van onze IT-infrastructuur.

Ondanks deze maatregelen kunnen wij geen absolute veiligheid garanderen. Meld incidenten direct via [[email protected]].

10. Gegevens van derden die u aan ons verstrekt

Als u gegevens van anderen aan ons verstrekt (bijv. klantdata voor hosting of website-ontwikkeling), bent u verantwoordelijk voor het verkrijgen van toestemming en het naleven van de AVG. Wij verwerken deze gegevens uitsluitend in uw opdracht als verwerker, conform een verwerkersovereenkomst.

11. Wijzigingen in deze Privacyverklaring

Wij kunnen deze Privacyverklaring aanpassen aan veranderende wetgeving of bedrijfsprocessen. De meest recente versie is altijd beschikbaar op https://incubit.nl/privacy. Bij significante wijzigingen informeren wij u via e-mail of een melding op onze website.

12. Contact

Voor vragen, verzoeken, of klachten over uw privacy kunt u ons bereiken via:E-mail: [[email protected]]

Wij streven ernaar om uw zorgen binnen de wettelijke termijnen te adresseren.